Hướng dẫn sử dụng Blue Jay PMS phiên bản Mobile App

Mô tả : Blue Jay PMS đã phát triển ứng dụng Mobile App cho phép các khách sạn tải về và cài đặt hệ thống quản lý đặt phòng hoạt động trên các nền tảng IOS và Android. 

• Bảng điều khiển : Trang tổng quan thống kê nhanh các hiệu suất làm việc trong ngày. Danh sách chờ nhận và chờ trả phòng . Giúp khách sạn theo dõi nhanh các thống kê trong ngày. 
• Lịch đặt phòng: Trang theo dõi các đặt phòng trên lịch. Giúp khách sạn tạo đặt phòng, block phòng, tra cứu đặt phòng và theo dõi các đặt phòng trực quan trên lịch. Lịch đặt phòng mặc định chỉ hiển thị 7 ngày làm việc gần nhất.
• Buồng phòng : Theo dõi tình trạng sạch/bẩn của các phòng. Cho phép buồng phòng thực hiện thay đổi trạng thái phòng. 
• Danh sách đặt phòng : Trang thống kê các đặt phòng 
• Báo cáo doanh thu : Giúp khách sạn thống kê doanh thu đặt phòng trong ngày, hàng tuần và hàng tháng theo nguồn, theo loại phòng.
• Báo cáo thanh toán : Giúp khách sạn thống kê các thanh toán đặt phòng trong ngày, tuần , tháng.
• Báo cáo công suất : Giúp khách sạn theo dõi công suất bán phòng 

Hướng dẫn sử dụng.

1. Tải và cài đặt

Đối với các điện thoại sử dụng hệ điều hành IOS : truy cập vào App Store và gõ từ khóa : Blue Jay PMS để tải và cài đặt.

Đối với các điện thoại sử dụng hệ điều hành Android : truy cập vào CH Play và gõ từ khóa : Bue Jay PMS để tải và cài đặt.

2. Đăng nhập : đăng nhập với tài khoản đã được cấp quyền hệ thống Blue Jay PMS

3. Các tính năng

1.Tạo đặt phòng lẻ / Tạo block phòng

Chức năng cho phép tạo nhanh đặt phòng với các thông tin cơ bản để giữ phòng cho khách.

Cách 1 : Đăng nhập và truy cập Lịch Đặt Phòng . Chạm vào vào bất kỳ vị trí nào còn trống trên lịch. Chọn "Đặt Phòng" nếu bạn muốn tạo đặt phòng và chọn "Khóa Phòng" để thực hiện khóa phòng nhanh.

Cách 2 : Đăng nhập và truy cập Lịch Đặt Phòng . Bấm vào biểu tượng tạo đặt phòng màu xanh trên lịch. 

Nhập các thông tin bắt buộc cho đặt  phòng. Nhập giá phòng cho mỗi đêm , bạn có thể điền các ghi chú cần thiết của đặt phòng này, để ghi chú chỉ hiển thị nội bộ, vui lòng đánh dấu chọn "Nội bộ". Bấm Lưu để hoàn tất tạo đặt phòng.

2. Xem và sửa đặt phòng

Trên danh sách đặt phòng / Lịch đặt phòng. Bấm vào một đặt phòng bất kỳ để theo dõi thông tin. 

Khi xem thông tin đặt phòng bạn có thể thực hiện các thao tác sửa hoặc thay đổi trạng thái đặt phòng như : Check in/ Check out / Hủy phòng...
Lưu ý : Đối với đặt phòng có nhiều hơn 1 ghi chú. Hệ thống sẽ tự động hiển thị ghi chú gần nhất để thực hiện chỉnh sửa. Để theo dõi ghi chú đầy đủ hơn, bạn hãy sử dụng phiên bản desktop.

3. Tìm kiếm đặt phòng
Cách 1 : Sử dụng lịch đặt phòng.
Nhập nội dung vào ô tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm đặt phòng khi cần thiết. Bạn có thể nhập mã đặt phòng từ OTA , số điện thoại hoặc tên khách. Hệ thống sẽ hiển thị đặt phòng có kết quả trùng với điều kiện tìm kiếm.  Lưu ý : Phạm vi tìm kiếm mặc định trong vòng 7 ngày gần nhất. Hãy sử dụng các tính năng có sẵn trên lịch để dịch chuyển phạm vi hiển thị dữ liệu phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của bạn

Kết quả tìm kiếm hiển thị trên lịch nếu có 

Cách 2 : Sử dụng Danh sách đặt phòng

Truy cập Menu và chọn Danh sách đặt phòng. 

Hệ thống hiển thị danh sách đặt phòng mặc định theo ngày nhận phòng hôm nay. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn điều kiện tìm kiếm để hiển thị các đặt phòng phù hợp.

Làm thế nào để khóa phòng trên mobile app ?

Trong một số trường hợp, bạn cần thực hiện khóa phòng trong một giai đoạn cần thiết để sữa chữa hoặc để giữ phòng nhanh cho khách. Làm thế nào để khóa phòng trên mobile app ?
Hướng dẫn: Truy cập vào lịch đặt phòng. Bấm vào một ô còn trống bất kỳ và chọn "KHÓA PHÒNG". Bạn có thể điều chỉnh giai đoạn khóa phòng sau bước này.

Chọn giai đoạn cần khóa. Nhập nội dung ghi chú cho khóa phòng. Bấm Create Blockout để hoàn tất khóa phòng. 
Lưu ý : Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và tạo khóa phòng nếu giai đoạn bạn chọn không trùng với bất kỳ đặt phòng nào khác đang tồn tại. Khóa phòng sẽ không thực hiện được nếu trùng với một đặt phòng đang có. Hãy kiểm tra lại giai đoạn cần khóa nếu có thông báo trùng đặt phòng.

Làm thế nào để thay đổi trạng thái sạch/bẩn của phòng trên Mobile App ?

Bước 1. Đăng nhập Mobile App. Chọn biểu tượng Buồng phòng có sẵn trên menu. Hoặc bấm vào Menu/Buồng phòng

Bước 2 . Trong danh sách phòng hiện tại. Lọc theo loại phòng nếu muốn . Bấm vào biểu tượng sửa thông tin để thực hiện thay đổi trạng thái của phòng

Bước 3 : Chọn thay đổi trạng thái của phòng và nhân viên buồng phòng đã thực hiện công việc đó. Bấm LƯU để hoàn tất.

Phiên bản Mobile App cung cấp 3 loại báo cáo cơ bản bao gồm : Báo cáo doanh thu, báo cáo thanh toán và báo cáo công suất phòng. Các báo cáo giúp bạn theo dõi được kết quả kinh doanh bán phòng của khách sạn trong ngày, trong tuần và trong tháng.
Lưu ý : Để có thể xuất báo cáo ra file excel, hãy sử dụng phiên bản desktop cung cấp nhiều tính năng khả dụng hơn. 

1. Báo cáo doanh thu

Báo cáo doanh thu giúp khách sạn theo dõi doanh thu bán phòng hàng ngày, tổng hợp và so sánh số liệu doanh thu bán phòng từ các nguồn OTA, TA, DIRECT  hoặc doanh thu giữa các loại phòng của khách sạn thông qua biểu đồ trực quân. 

1.1 Báo cáo doanh thu hàng ngày

• Theo ngày ở : Doanh thu đặt phòng sẽ tính theo ngày lưu trú của khách, tổng doanh thu là tổng giá theo đêm trong suốt giai đoạn lưu trú. 
• Ví dụ, khách có giai đoạn lưu trú từ 1-10 đến 3-10, giá mỗi đêm là lần lượt là : đêm 01-10 giá 500,000 ; đêm 02-10 giá 700,000. 
• Nếu bạn xem báo cáo doanh thu theo ngày ở , cụ thể cho ngày 01-10, doanh thu được tính có 500,000
• Nếu bạn xem báo cáo doanh thu theo ngày ở , cụ thể cho ngày 02-10, doanh thu được tính có 700,000
• Nếu bạn xem doanh thu theo tuần này , bao gồm 2 ngày 01-10 và 02-10, doanh thu được cộng vào 2 đêm, tổng doanh thu là : 1,200,000
• Theo ngày trả phòng : Khi chọn xem theo ngày trả phòng, thường là các đặt phòng ở tương lai, bạn sẽ có số liệu doanh thu dự kiến tính đến ngày trả phòng của khách. 
• Ví dụ, khách có giai đoạn lưu trú từ 1-10 đến 3-10, giá mỗi đêm là lần lượt là : đêm 01-10 giá 500,000 ; đêm 02-10 giá 700,000.
• Nếu bạn xem báo cáo doanh thu theo ngày trả phòng , cụ thể cho ngày 01-10 hoặc 02-10 doanh thu được tính là 0đ vì chưa đến ngày trả phòng của khách (ngày trả phòng là 03-10)
  
• Nếu bạn xem báo cáo doanh thu theo ngày trả phòng , và xem cho ngày 03-10, doanh thu được tính có 1,200,000 đ
  

1.2.  Báo cáo doanh thu theo nguồn

Đăng nhập mobile app và chọn Menu / Báo cáo Doanh Thu theo nguồn. Hệ thống cung cấp 2 tùy chọn để lọc báo cáo.

• Bạn có thể lọc báo cáo doanh thu nguồn với điều kiện chỉ xem tiền phòng hoặc xem tổng hợp (bao gồm tiền phòng và dịch vụ thêm)
• Bạn có thể lọc báo cáo doanh thu với điều kiện chỉ xem các đặt phòng theo đêm hoặc theo giờ . Mặc định báo cáo hiển thị doanh thu của tất cả các loại đặt phòng

Biểu đồ màu xanh thể hiện trực quan để giúp bạn so sánh hiệu quả bán phòng đến từ các nguồn nhằm giúp khách sạn có thêm thông tin để triển khai các chiến lược kinh doanh phù hợp cho các nguồn bán phòng. 

Lưu ý : Để xem được báo cáo doanh thu chi tiết theo từng kênh, bạn hãy sử dụng phiên bản desktop

1.3   Báo cáo doanh thu theo phòng

Đăng nhập mobile app và chọn Menu / Báo cáo Doanh Thu theo phòng. Hệ thống cung cấp 2 tùy chọn để lọc báo cáo.

• Bạn có thể lọc báo cáo doanh thu phòng với điều kiện chỉ xem tiền phòng hoặc xem tổng hợp (bao gồm tiền phòng và dịch vụ thêm)
• Bạn có thể lọc báo cáo doanh thu phòng với điều kiện xem theo ngày ở hoặc ngày trả phòng. 

Biểu đồ màu xanh thể hiện trực quan để giúp bạn so sánh hiệu quả bán phòng đến từ các loại phòng nhằm giúp khách sạn có thêm thông tin để triển khai các chiến lược kinh doanh phù hợp với các loại phòng

2. Báo cáo thanh toán

Báo cáo thanh toán giúp khách sạn theo dõi tổng tiền thu được từ hoạt động bán phòng trong ngày, trong tuần và trong tháng. Báo cáo cho phép thống kê theo tiền thu theo các hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, credit card offline và voucher. 
Sử dụng tùy chọn để lọc báo cáo theo nhu cầu thống kê mong muốn. 

• Xem theo ngày thanh toán : báo cáo thể hiện số liệu theo ngày thực hiện thanh toán, thu tiền của khách trong đặt phòng
• Xem theo ngày nhận phòng : báo cáo thể hiện số liệu thanh toán của các đặt phòng có ngày nhận phòng là ngày đang xem
• Xem theo ngày trả phòng : báo cáo thể hiện số liệu thanh toán của các đặt phòng có ngày trả phòng là ngày đang xem

3. Báo cáo phòng trống

Báo cáo phòng trống giúp khách sạn theo dõi công suất bán phòng và lượng phòng trống còn lại của mỗi loại phòng cũng như tổng công suất phòng của khách sạn trong ngày, trong tuần và trong tháng.